Automatisering & integrationer

Vad gör ni manuellt idag som skulle kunna gå automatiskt?

Många verksamheter har arbetsmoment som görs på samma sätt om och om igen. Information kopieras mellan olika system, Excel-filer importeras manuellt, dokument skapas från samma typ av underlag eller uppgifter från webbformulär behöver föras vidare någon annanstans.

Varje enskilt moment kanske inte tar särskilt lång tid. Men tillsammans blir det mycket administration – och varje manuellt steg innebär också en risk för att något blir fel.

Jag utvecklar skräddarsydda lösningar som automatiserar återkommande arbetsmoment och får information att flöda mellan webbplatsen och andra system.

Låt informationen flöda automatiskt mellan webbplatsen och de system och tjänster ni använder.

Låt informationen göra jobbet

Information som redan finns digitalt ska helst inte behöva matas in en gång till.

Det kan exempelvis vara produktinformation som underhålls i ett affärssystem eller Excel-dokument men också ska visas på webbplatsen. Uppgifter som kommer in via ett formulär kanske behöver skickas vidare till ett annat system. Data från en extern tjänst kan behöva hämtas, bearbetas och presenteras automatiskt på webben.

Genom att koppla samman systemen kan informationen istället flyttas, omvandlas och uppdateras automatiskt.

Resultatet blir mindre dubbelarbete, färre manuella moment och information som hålls aktuell på rätt ställen.

Från Google Sheets till WordPress

För Bona Fide Nordic hanteras stora mängder information om resor och evenemang. Kunden föredrar att arbeta i Google Sheets – en välbekant miljö där stora mängder poster kan läggas in och redigeras betydligt snabbare än direkt i WordPress.

Lösningen är därför byggd runt kundens arbetssätt. Informationen från Google Sheets förs över till webbplatsens databas och blir strukturerat innehåll i WordPress.

När ett evenemang inte längre är aktuellt tas det automatiskt bort – även ur databasen. Det minskar behovet av manuell städning och förhindrar att databasen växer med tusentals inaktuella poster.

Ett bra exempel på hur en integration kan förenkla både publicering och löpande administration.

Information från flera källor – samlad på ett ställe

För Science Village Scandinavia har jag utvecklat en lösning där eventinformation hämtas från olika källor och samlas på webbplatsen.

Event från den externa tjänsten Ungapped kombineras med event som skapas direkt på webbplatsen och presenteras tillsammans för besökaren. Samma information kan sedan återanvändas i andra delar av lösningen, bland annat i den automatiska kioskvisningen för TV-skärmar och monitorer.

Istället för att administrera samma information på flera ställen skapas ett flöde där systemen gör jobbet.

Från forskningsdata till sökbart innehåll

BEAMS Spectable är ett bibliotek där forskare kan lagra, dela och utforska materialprover och tillhörande spektroskopidata.

Jag utvecklade en DAT-filkonverterare som automatiskt omvandlar resultatfiler från forskningsutrustning till strukturerad data i WordPress – inklusive grafer och bilder. Informationen kan därefter listas, filtreras och visualiseras direkt på webbplatsen.

I stället för manuell bearbetning blir rå forskningsdata direkt användbar i webbplatsens system.

Vad går att automatisera?

Ofta är de bästa kandidaterna sådant som blivit en självklar del av vardagen och som man därför slutat fundera över.

Kanske exporterar ni regelbundet en fil från ett system för att sedan importera den i ett annat. Kanske kopierar ni information från inkomna formulär till Excel. Kanske uppdateras samma information manuellt på flera ställen eller så skapas återkommande dokument genom att någon kopierar uppgifter från en källa till en annan.

Det behöver inte heller handla om stora och avancerade system.

Ibland kan en relativt liten integration eller automatisering eliminera ett arbetsmoment som annars upprepas hundratals gånger.

Integrationer anpassade efter era system

Det finns ingen universallösning eftersom olika verksamheter arbetar med olika system och informationsflöden.

Jag kan utveckla integrationer mot externa tjänster och API:er, automatiska importer och exporter, synkronisering av information och skräddarsydda flöden mellan webbplatsen och andra system.

Utgångspunkten är inte vilken teknik som ska användas, utan vilken information som behöver komma från var – och vart den behöver ta vägen.

Vad gör ni om och om igen?

Finns det administrativa moment som ni gör på samma sätt varje vecka eller månad? Information som behöver kopieras mellan olika system? Eller något ni någon gång tänkt:

”Det här borde gå att automatisera.”

Då är det förmodligen värt att undersöka.

Diskutera en lösning